Privatumo politika
Šis dokumentas paaiškina, kokius jūsų asmens duomenis tvarko rezervacijų sistema, kodėl ir ką galite dėl to padaryti. Jame aprašyta tik ši sistema; viešbučių svetainės yra atskiros.
Duomenų valdytojas
Kokius duomenis renkame ir kodėl
Rezervacijai sudaryti ir įvykdyti (sutarties vykdymas):
- vardas ir pavardė, el. pašto adresas, telefono numeris (neprivalomas);
- viešnagės duomenys: viešbutis, kambario tipas, kainos planas, atvykimo ir išvykimo datos, naktų ir svečių skaičius;
- kainos duomenys: suma, valiuta, pritaikytos nuolaidos ir kainos išklotinė pagal naktis;
- rezervacijos numeris, būsena ir apmokėjimo būsena.
Apmokėjimui:
- suma, valiuta, mokėjimo būsena ir „Paysera“ mokėjimo numeris. Kortelės duomenų negauname ir nesaugome.
Jei susikuriate paskyrą (neprivaloma):
- el. pašto adresas, vardas, telefono numeris, kalba, slaptažodžio kriptografinė santrauka (paties slaptažodžio nesaugome);
- prisijungimo sesijos: saugoma tik sesijos rakto santrauka, galiojimo pabaiga ir naršyklės identifikatorius;
- lojalumo taškų įrašai: kiekvienas kaupimas ir panaudojimas, susietas su viešnage.
Ryšiui ir klientų aptarnavimui:
- susirašinėjimas su viešbučiu el. paštu — gauti ir išsiųsti laiškai saugomi ir susiejami su jūsų kontaktu;
- kontakto įrašas: vardas, el. paštas, telefonas, įmonė, kalba, duomenų šaltinis, pastabos;
- chronologinis įvykių sąrašas: pastabos, būsenos pakeitimai, gauti ir išsiųsti laiškai, rezervacijos, sutikimo įrašai.
Viešbučių valdymo sistemoje esanti jūsų ankstesnių viešnagių istorija kasnakt nukopijuojama į šią sistemą, kad viešbutis matytų visą kliento istoriją vienoje vietoje.
Rinkodara ir sutikimas
Rinkodaros laiškus siunčiame tik turėdami jūsų sutikimą. Sutikimo būsena saugoma trimis reikšmėmis: duotas, atsisakyta arba nežinoma. Siunčiama tik tada, kai sutikimas duotas — „nežinoma“ sutikimu nelaikoma.
Su rezervacija susiję laiškai — patvirtinimas, informacija prieš atvykimą — siunčiami sutarčiai vykdyti ir nuo sutikimo nepriklauso.
Kiekviename rinkodaros laiške yra atsisakymo nuoroda, veikianti vienu paspaudimu (RFC 8058), taip pat veikianti tiesiai iš pašto programos. Atsisakius adresas įtraukiamas į blokuojamų adresų sąrašą ir laiškai nebesiunčiami, net jei kas nors rankiniu būdu pridėtų jį prie siuntimo.
Sutikimą galite bet kada atšaukti. Atšaukimas galioja nuo jo pateikimo momento ir neveikia iki tol vykdyto tvarkymo teisėtumo.
Automatinis tvarkymas
Atsakymus į jūsų laiškus gali parengti automatinis asistentas, tačiau jis nieko neišsiunčia: kiekvieną atsakymą perskaito ir išsiunčia darbuotojas. Jokio sprendimo dėl jūsų rezervacijos automatiškai nepriimame.
Kam perduodami duomenys
Duomenų neparduodame. Rezervacijai įvykdyti duomenys pasiekia:
- „Paysera“ — mokėjimo paslaugų teikėją, kuriam perduodama suma, valiuta ir rezervacijos numeris;
- viešbučio valdymo sistemą („Ericsoft“), kurioje viešbutis tvarko viešnages;
- viešbučio darbuotojus, kurie atsako į jūsų laiškus ir jus priima.
Asmens duomenų neparduodame ir neperduodame tretiesiems asmenims jų pačių rinkodarai. Duomenis tvarkyti padeda tik toliau išvardyti paslaugų teikėjai, veikiantys pagal mūsų nurodymus ir su jais sudarytas sutartis.
Duomenų bazė. Duomenų bazę teikia „Neon“ (Neon Inc.); ji veikia „Amazon Web Services“ infrastruktūroje Vokietijoje, Frankfurto regione. Joje laikomi visi šiame dokumente aprašyti duomenys.
Serverio prieglobsta. Programa veikia „Hetzner Online GmbH“ (Vokietija) serveryje. Ten pat laikomos kelios naujausios duomenų bazės atsarginės kopijos.
Elektroninis paštas. Viešbučių pašto dėžutes prieglobsta jų el. pašto paslaugų teikėjai Lietuvoje: viešbučių Bohema ir Prie Parko dėžutės veikia serveryje meganora.hostingas.lt, viešbučio Navalis — serveryje agurkas.serveriai.lt. Per juos gaunami ir siunčiami visi laiškai, todėl juose yra ir visas susirašinėjimas su jumis.
Viešbučio valdymo sistema. Viešnagių apskaitą viešbučiai veda „Ericsoft“ sistemoje, kurią prieglobsta „Lantika“ (serveris tubinas.lantika.eu, Lietuva). Duomenys iš jos kas naktį nukopijuojami į šią sistemą, kad viešbutis matytų visą kliento istoriją vienoje vietoje; atgal į ją ši sistema nieko nerašo.
Mokėjimai. Atliekant mokėjimą „Paysera“ perduodama tik suma, valiuta, rezervacijos numeris ir mokėjimo paskirties tekstas, kuriame nurodomas rezervacijos numeris ir viešbutis. Vardo, el. pašto adreso ar telefono numerio jai neperduodame. Kortelės duomenis įvedate „Paysera“ puslapyje, todėl mūsų sistemos jie nepasiekia.
Valstybės institucijos. Duomenis pateikiame tik tada, kai to reikalauja teisės aktai arba teisėtas institucijos nurodymas.
Kur duomenys tvarkomi. Visi išvardyti tvarkytojai duomenis tvarko Europos ekonominėje erdvėje. Duomenų už jos ribų neperduodame.
Ko šioje sistemoje nėra. Nenaudojame jokių statistikos, reklamos, žymų tvarkyklės, profiliavimo ar socialinių tinklų skriptų, todėl naršant čia jokių pėdsakų jiems nepaliekate. Šriftai ir nuotraukos pateikiami iš to paties serverio, o ne iš išorinių tinklų.
Parengta, bet neįjungta. Sistemoje yra paruoštas, bet neveikiantis laiškų siuntimo tarpininkas „Brevo“ (Prancūzija) ir automatinio atsakymų juodraščių rengimo įrankis „Anthropic“ (Jungtinės Amerikos Valstijos). Nė vienam iš jų iki šiol nebuvo perduota jokių asmens duomenų. Prieš įjungdami bet kurį iš jų atnaujinsime šį dokumentą, o „Anthropic“ atveju nurodysime ir duomenų perdavimo už Europos ekonominės erdvės ribų teisinį pagrindą.
Kiek laiko saugome
Duomenis saugome tiek, kiek reikia tikslui, dėl kurio jie surinkti, ir tiek, kiek įpareigoja teisės aktai. Terminai skiriasi pagal duomenų rūšį, todėl toliau nurodome kriterijus, pagal kuriuos juos nustatome.
Rezervacijos ir apmokėjimo duomenys. Saugomi visą viešnagės ir su ja susijusių įsipareigojimų vykdymo laiką, vėliau — tiek, kiek reikia pretenzijoms nagrinėti ir teisiniams reikalavimams pareikšti ar nuo jų gintis, ir tiek, kiek reikia mokestinėms bei apskaitos prievolėms įvykdyti. Dalis šių duomenų yra apskaitos dokumentai, kuriuos Lietuvos Respublikos teisės aktai įpareigoja saugoti nustatytą terminą, todėl jų negalime ištrinti anksčiau, net ir gavę prašymą.
Susirašinėjimas su viešbučiu. Gauti ir išsiųsti laiškai saugomi tiek, kiek reikia klientų aptarnavimui, pradėtiems klausimams užbaigti, pretenzijoms nagrinėti ir reikalavimams pareikšti ar nuo jų gintis.
Kontakto įrašas ir jo įvykių sąrašas. Saugomi tol, kol palaikomas su jumis susijęs santykis, ir tiek, kiek reikia įrodyti, kokį sutikimą ir kada davėte arba atšaukėte.
Paskyra svečio portale. Saugoma tol, kol paskyra yra. Prisijungimo sesija galioja 30 dienų nuo prisijungimo ir tam laikui pasibaigus nustoja veikti; vienkartinės nuorodos — prisijungimo, slaptažodžio keitimo, el. pašto patvirtinimo — galioja nuo 15 minučių iki vienos paros.
Lojalumo taškų įrašai. Kaupimas, panaudojimas ir nurašymas įrašomi kaip atskiri chronologiniai įrašai ir atgaline data netaisomi. Jie saugomi tol, kol yra paskyra, ir tiek, kiek reikia balansui pagrįsti.
Blokuojamų adresų sąrašas. Atsisakius rinkodaros laiškų jūsų el. pašto adresas įrašomas į blokuojamų adresų sąrašą ir laikomas jame neterminuotai. Tai vienintelis būdas užtikrinti, kad daugiau nieko jums nesiųsime: ištrynę šį įrašą prarastume patį atsisakymo faktą. Sąrašas naudojamas tik siuntimui sustabdyti ir jokiam kitam tikslui.
Viešbučio valdymo sistemos kopija. Kas naktį nukopijuoti viešnagių duomenys saugomi tiek, kiek jie saugomi pirminėje viešbučio sistemoje. Įrašai, kurie ten pažymėti kaip nuasmeninti, tokiais laikomi ir čia: jiems laiškų nesiunčiame ir į rinkodaros bei kontaktų sąrašus jų netraukiame.
Atsarginės kopijos. Duomenų bazės atsarginės kopijos daromos kas naktį, laikomos tik kelios naujausios, senesnės pašalinamos. Todėl ištrynus duomenis jie dar kurį laiką lieka atsarginėse kopijose; jos naudojamos tik duomenims atkurti sutrikimo atveju.
Kai duomenys nebereikalingi nė vienam iš nurodytų tikslų ir jų nebesaugoti leidžia teisės aktai, jie ištrinami arba nuasmeninami. Nuasmeninti duomenys nebeleidžia jūsų atpažinti ir naudojami tik statistikai.
Jei norite, kad jūsų duomenys būtų ištrinti, rašykite info@smilciu.lt. Prašymą įvykdome tiek, kiek to nedraudžia pirmiau nurodytos teisinės prievolės, ir atsakydami nurodome, kas ištrinta, o kas ir kodėl turi būti saugoma toliau.
Jūsų teisės
Dėl savo duomenų turite teisę:
- susipažinti su jais ir gauti jų kopiją;
- reikalauti ištaisyti netikslius duomenis;
- reikalauti ištrinti duomenis;
- apriboti duomenų tvarkymą;
- gauti duomenis susistemintu formatu ir perkelti juos kitam valdytojui;
- nesutikti su tvarkymu;
- bet kada atšaukti duotą sutikimą.
Kreipkitės aukščiau nurodytu el. pašto adresu. Taip pat turite teisę pateikti skundą priežiūros institucijai: